Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển

Bài viết dành cho những bạn mới vào nghề hoặc có hứng thú muốn tìm hiểu quy trình cụ thể và làm đúng khi nhập khẩu hàng hóa đường biển.

Dưới đây là quy trình nhập khẩu hàng kinh doanh (nhập theo loại hình A11, A12 trong phần mềm khai báo hải quan)

Trong bài viết này DCTrans sẽ trình bày quy trình tổng quát và chi tiết nhất từ khi ký hợp đồng đến khâu nhận hàng. Trong từng bước có nói đến các công việc mà nhà nhập khẩu cần phải làm theo quy trình sau.

Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Tổng Quát

Đối với một lô hàng cơ bản, bạn sẽ làm thủ tục nhập khẩu theo quy trình sau đây:

Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa

Chi Tiết Các Bước Cần Thực Hiện

Để làm được toàn bộ quy trình một cách bài bản và hiệu quả. Ngoài hiểu rõ tổng quát quy trình, trong phần này DCTrans sẽ hướng dẫn các bạn các công việc cần phải thực hiện trong từng bước.

1- Ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract)

Sau khi tìm được nguồn hàng, bạn sẽ thương lượng và thỏa thuận các điều kiện và điều khoản giao hàng, để ràng buộc và có tính pháp lý, chúng ta sẽ đưa các thỏa thuận đạt được vào hợp đồng ngoại thương.

Hợp đồng ngoại thương

Tùy mặt hàng đặc thù mà có các điều khoản khác như, nhưng trong đó bạn cần chú ý các điểm chính sau đây:

  • Tên hàng (tên hàng đầy đủ là gì, nếu máy móc thì thể hiện rõ model, nhãn hiệu – nhập xe thì phải có số model, nhãn hiệu, số khung, số máy, số seri – nhập nông sản phải thể hiện rõ là mùa vụ nào,……)
  • Quy cách đóng gói (đóng kiện gỗ hay thùng carton, mỗi thùng bao nhiêu bịch/gói/hủ….)
  • Số lượng, trọng lượng
  • Đơn giá, trị giá lô hàng cùng đồng tiền thanh toán
  • Điều kiện giao hàng(điều kiện gì trong incoterms 2000 hoặc 2010: FOB hay CIF, CIF, CIP,….)
  • Thanh toán: thời hạn và điều kiện thanh toán (TT, L/C,…….khi nào phải thanh toán, trả trước hay trả sau, trả một lần hay trả nhiều lần……….)
  • Bộ chứng từ yêu cầu (invoice, packing list, Bill of lading, C/O, C/Q, Phyto,…..)

Hai bên ký hợp đồng : tùy mức độ tin tưởng sẽ ký trực tiếp, ký online,…sau khi ký xong hợp đồng bạn sẽ chuẩn bị các bước tiếp theo để đưa hàng về.

2- Đặt lịch tàu (booking tàu)

Tùy điều kiện giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng mà bạn xác định được bên nào sẽ thuê tàu để vận chuyển hàng, mình ví dụ: bạn ký hợp đồng với điều kiện giao hàng là FOB – khi đó người mua sẽ thuê tàu.

Bước 1: bạn chọn hãng tàu hoặc đại lý để thuê tàu

Kiểm tra giá cước và các khoảng local charge

Kiểm tra lịch tàu chạy : 1 tuần có mấy chuyến, chạy vào ngày nào, hành trình trên biển là bao nhiêu ngày

Sau khi chọn được hãng tàu hoặc FWD, bạn cung cấp thông tin để lấy booking note, bao gồm:

• Tên hàng
• Số lượng cont (cont 20’, 40’, cont lạnh hay cont khô,….) / đối với hàng FCL thì bạn cung cấp số kiện, số kg và số cbm hàng hóa
• Cảng bốc hàng
• Cảng dỡ hàng
• Thời gian hàng sẵn sàng để hãng tàu sắp xếp lịch tàu chạy phù hợp
• Các điều kiện khác tùy chủng loại hàng riêng biệt

Giấy booking Note hãng tàu

Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đặt chỗ và thông tin liên hệ với shipper, hãng tàu hoặc FWD sẽ chủ động liên hệ với shipper để xác nhận và gửi booking note để shipper sắp xếp đưa hàng ra theo lịch.

Đối với booking note hàng nhập khẩu, sau khi nhận được booking note bạn chỉ cần kiểm tra lại số lượng cont, cảng đi, cảng đến và các yêu cầu đặc biệt (nếu có), bạn không cần quan tâm quá nhiều đến closing time hay VGM cut-off như đối với hàng xuất, do việc này phía shipper sẽ theo dõi và tự sắp xếp.

3- Xin giấy phép nhập khẩu nếu có (import licence – if any)

Đối với các mặt hàng không cần giấy phép khi nhập khẩu bạn bỏ qua bước này.

Đối với các mặt hàng cần giấy phép khi nhập khẩu (ví dụ: nhập trái cây tươi, giống cây trồng, động vật sống, v/v, bạn cần chú ý các chi tiết sau:

Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện – Phụ lục III – ban hành kèm Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính Phủ.

Thông thường thời gian xin giấy phép (ở Cục hoặc Bộ) là từ 7 đến 10 ngày làm việc, nếu đơn vị không có người đi nộp và nhận hồ sơ trực tiếp mà nộp qua bưu điện thì bạn nên cộng thêm thời gian gửi thư.

Thứ 2 là kiểm tra thời gian tàu chạy: thời gian tàu di chuyển từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng có đủ để kịp xin giấy phép hay không ?

Nếu tuyến xa, tàu chạy từ 25 đến 35 ngày thì bạn yên tâm vì giấy phép sẽ có trước khi hàng về, tuy nhiên nếu đi tuyến gần ví dụ như HK, CN hay KR thì tốt nhất bạn nên xin giấy phép trước khi cho hàng lên tàu để hạn chế phát sinh chi phí tại cảng đến do chưa có giấy phép (ví dụ: phí lưu cont tại bãi – DEM, phí lưu bãi – Storage, hoặc phí chạy điện đối với hàng lạnh).

Đối với hàng nhập có giấy phép: doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.

4- Theo dõi tiến độ đóng hàng đầu xuất khẩu

Mặc dù việc đóng hàng là trách nhiệm của bên xuất khẩu, nhưng để tránh những rủi ro không mong muốn làm ảnh hưởng đến quy trình nhập hàng, bạn nên chú ý kiểm tra và nhắc nhỡ khách hàng chuẩn bị hàng và xếp hàng lên tàu đúng thời điểm.

Trước khi đóng hàng : yêu cầu khách hàng chụp hình container rỗng
Mình gặp nhiều trường hợp khi hàng về tới VN, người nhận hàng kéo cont về kho rút hàng, sau đó thì hãng tàu thông báo cont hư, cont dơ và yêu cầu người mua đóng tiền sửa chữa cont, vệ sinh cont, khi đó lại xảy ra tranh chấp và đổ lỗi cho nhau, xuất nói do nhập làm hư và nhập đỗ lỗi cho xuất lấy cont hư và dơ sẵn từ bên kia.

Do đó bạn nên kiểm tra sơ bộ cont rỗng trước thông qua hình ảnh để tránh tranh chấp về sau.

Kiểm tra số cont/seal : khi hàng về tới cảng VN bạn có thể đối chiếu lại so với cont thực tế, số cont/seal trên B/L, nếu có thông tin nào sai lệch thì thông báo cho bên xuất hoặc công ty bảo hiểm để xác nhận trước.

Wechat Image 20190617180758

Kiểm tra số container

Kiểm tra container rỗng trước khi đóng hàng

Wechat Image 20190617180745
Kiểm tra container rỗng

Kiểm tra hình ảnh sau khi đóng hàng xong 

Wechat Image 20190617180738

Wechat Image 20190617180748

Kiểm tra đóng hàng vào container

Sau cùng là đóng hàng xong bạn kiểm tra tình trạng chốt seal, để đảm bảo rằng hàng hóa không bị mất trong suốt quá trình vận chuyển.

Wechat Image 20190617180752

Kiểm tra niêm Seal Chì

5- Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ

Sau khi hàng được đóng xong, trước khi khách hàng gửi chứng từ chính thức bằng email hoặc gửi chứng từ gốc bằng đường hàng không về, bạn nên yêu cầu gửi email bản nháp để bạn kiểm tra trước, nếu có sai sót thì điều chỉnh, bổ sung lại cho đến khi nào đúng như thỏa thuận trong hợp đồng, lúc đó mới gửi chứng từ chính thức.

Các chứng từ cần kiểm tra (cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu cơ bản)

Commercial invoice
Packing list
Bill of lading
Certificate of origin
Các chứng từ đặt thù khác như: Phyto, Health Certificate, C/A, C/O

Tùy trong hợp đồng ngoại thương bạn yêu cầu bộ chứng từ gồm những loại chứng từ nào, số lượng bao nhiêu bản mà bạn kiểm tra cho phù hợp.

6- Đợi hàng về để làm thủ tục nhận hàng

Đối với hàng nhập để kiểm tra thông tin tàu về bạn có thể kiểm tra bằng các cách sau:

Thứ 1: và đơn giản nhất là bạn nhận được thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) từ hãng tàu.

Giấy thông báo hàng đến

Thứ 2: trong suốt quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trên trang web của hãng tàu.

Thông thường trên trang web của hãng tàu sẽ có phần tracking, bạn chọn vào để theo dõi hành trình của tàu bằng cách nhập số B/L hoặc số container.

Lưu ý:
Khi nhận giấy báo hàng đến, ngoài kiểm tra thông tin ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, cũng như số lượng, trọng lượng hàng,….bạn nên kiểm tra các chi phí kèm theo, cụ thể là cước tàu (ocean freight) và các khoản local charge tại cảng đến, xem đã đúng với báo giá ban đầu chưa.

Sau khi xác định đúng như báo giá ban đầu của hãng tàu thì bạn sẽ thực hiện việc chuyển tiền và nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order).

Hiện tại có 2 hình thức lệnh giao hàng là lệnh giao hàng bản giấy và lệnh điện tử, tùy từng hãng tàu mà bạn sắp xếp việc lấy lệnh và thực hiện thủ tục lấy hàng cho phù hợp.

Nhận D/O xong, bạn chuyển sang bước làm thủ tục hải quan và lấy hàng.

7- Làm thủ tục hải quan và nhận hàng

Quy trình giao nhận tại cảng

Hàng nhập là hàng nguyên container, hàng lẻ nhập kho CFS thì bạn đều chuẩn bị chứng từ để khai tờ khai hải quan tương tự nhau, đều khai bằng phần mềm khai báo hải quan EUCS và được xử lý phân luồng tự động.

Sau khi tờ khai được phân luồng, tùy theo mức độ xanh – vàng – đỏ mà bạn chuẩn bị chứng từ để đi mở tờ khai khác nhau.

Đóng thuế hàng nhập khẩu
Khác với hàng xuất khẩu, có vài mặt hàng phải đóng thuế xuất khẩu thì bạn cần đóng thuế XK, còn đối với các mặt hàng xuất thông thường thì thủ tục xuất rất đơn giản mà không cần đóng thuế xuất khẩu.

Tuy nhiên đối với hàng nhập (nhập kinh doanh), bạn cần quan tâm đến thuế, phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước thì mới được thông quan.

Trong quá trình khai báo tờ khai bạn cần áp mã HS chuẩn xác cho từng mặt hàng để từ đó sẽ xác định được các khoản thuế phải chịu đối với mặt hàng đó, nếu không có C/O thì thuế NK bao nhiêu %, nếu có C/O thì thuế NK bao nhiêu %, ngoài thuế NK thì còn chịu các khoản thuế nào khác như GTGT hàng NK, thuế BVMT, thuế TTĐB.

Nộp thuế vào ngân sách nhà nước : có 2 cách, bạn có thể nộp thông qua internet banking hoặc điền thông tin vào giấy nộp ngân sách để đến ngân hàng làm thủ tục cắt chuyển.

Bạn tham khảo mẫu giấy nộp tiền tại ngân hàng như sau:

8- Sau khi nhận hàng

Đối với hàng lẻ hay hàng air thì sau khi nhận hàng xong là bạn hoàn thành thủ tục.

Tuy nhiên đối với hàng container, bạn cần chú ý quá trình trả container rỗng, có thể phát sinh thêm chi phí ở bước này. Cụ thể

Sau khi rút hàng xong, xe sẽ kéo container rỗng đi hạ cont theo quy định trên giấy hạ rỗng.

Nhân viên bãi sẽ kiểm tra tình trạng cont rỗng, nếu không có vấn đề gì thì mới được hạ cont, ngược lại nếu cont hư hỏng hoặc dơ thì không cần biết lỗi do đầu xuất hay lỗi do đầu nhập nhưng chủ hàng phải cược 1 khoản phí (phí sửa chữa cont dự kiến) thì mới được hạ.

Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang phiếu này đến hãng tàu kiểm tra, xác định mức độ hư hỏng để biết được có được miễn phí tiền sửa chữa, vệ sịnh hay không, hay phải trả 1 số tiền nhất định rồi mới được nhận lại tiền cược cont.

Đó cũng là 1 trong những lý do chúng ta nên kiểm tra tình trạng cont rỗng từ đầu xuất trước khi đóng hàng để xác định trách nhiệm chi trả thuộc về ai.

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ của mình về quy trình nhập khẩu một lô hàng cơ bản đối với loại hình kinh doanh, để hoàn thành tốt 1 lô hàng nhập khẩu bạn nên chú ý lại các vấn đề sau đây:

Hàng nhập khẩu kinh doanh liên quan đến trị giá tính thuế và thuế, tuy nhiên cũng có vài mặt hàng kinh doanh khi nhập về bạn không cần có C/O cũng không cần đóng bất cứ loại thuế nào, nhưng số nhiều thì phải đóng thuế.

Để xác định đúng trị giá tính thuế bạn lưu ý phải tra HS chuẩn, hàng kinh doanh cũng bị kiểm tra sau thông quan, nếu áp thuế không chuẩn thì hoàn toàn có khả năng bị áp lại HS và truy thu thêm thuế.

Lưu hồ sơ sau thông quan: sau khi hoàn tất thủ tục bạn nên lưu trữ các loại chứng từ liên quan đến lô hàng cẩn thận ít nhất là 5 năm để có thể xuất trình nếu kiểm tra sau thông quan.

DCtrans hy vọng sau bài viết này các bạn có thể nắm bắt được quy trình và tự tin hoàn thành việc nhận 1 lô hàng nhập khẩu, cảm ơn các bạn đã quan tâm đến bài viết ./.

 

Xem thêm:

VÌ SAO CÁC THƯƠNG NHÂN CHỌN MUA HÀNG TRUNG QUỐC ĐỂ VỀ KINH DOANH?

4 TUYỆT CHIÊU ĐẶT MUA HÀNG TRUNG QUỐC GIÁ RẺ

BỎ TÚI KINH NGHIỆM CẦN THIẾT KHI NHẬP HÀNG TRUNG QUỐC 

👉 Hãy COMMENT/INBOX ngay để được tư vấn về cách tìm nguồn hàng, tìm hàng hotrend, cách thức đặt hàng và mua hàng

Chi tiết liên hệ:

🌏 Website: www.dctrans.asia

😀 Fanpage: https://www.facebook.com/dctrans.asia/

☎️ Hotline: 0934343489 (Wechat, Zalo)

Close Menu